زمانی که صحبت از دستور جلسه به میان می آید، شاید اولین چیزی که به ذهن بسیاری از مدیران می رسد این است که با یک برگه کاغذ بی فایده و به قول معروف فرمالیته طرف هستند که بودن و نبودنش تفاوتی ندارد. همین تصور اشتباه باعث شده که طبق نتایج تحقیقی که به تازگی صورت گرفته، ۶۳ درصد از جلسات دستور جلسه نداشته باشند.
اگر بطورکلی از دستور جلسه استفاده نمی کنید باید بدانید فرصت بسیار مناسبی را برای سازماندهی جلسات خود از دست داده اید. اما اگر به داشتن دستور جلسه توجه می کنید، احتمالاً به این نتیجه رسیده اید که نوشتن چند سرفصل کلی روی یک برگه کاغذ کافی نیست و نمی توان اسم آن را دستور جلسه گذاشت. بنابراین لازم است در ابتدا تصمیم بگیریم که هیچ جلسه ای را بدون داشتن دستور جلسه شروع نکنیم و سپس دستور جلسه ای را تنظیم کنیم که از کارآیی لازم برای هدایت جلسه برخوردار باشد.
در ابتدا لازم است تعیین کنیم که خروجی مورد نظر ما چیست. به عبارت دیگر در انتهای جلسه می خواهیم به چه نتایجی دست یابیم. در ادامه به چند نمونه اشاره می کنیم:
- توافقات مشترک بین اعضای تیم برای جلسات بعد
- تعریف و تایید نکات اصلی پروپوزال
- تایید تامین کننده نهایی و تعیین مراحل فرآیند
- امضای قرارداد و برطرف کردن موانع قانونی
با تعیین خروجی های مورد نظرتان از جلسه، به راحتی سایر موارد دستور جلسه نیز مشخص می شود. قدم بعدی این است که هدف تان را بنویسید.
تفاوت خروجی و هدف چیست؟
برای مثال بحث درباره هدفگذاری فروش را نمی توان هدف دانست. هدف به سوال بزرگتری پاسخ می دهد: «ما چرا اینجا هستیم؟» تفاوت هدف و خروجی را در مثال های زیر بررسی می کنیم:
هدف: تعیین اینکه آیا دو شرکت می توانند در آینده با یکدیگر کار کنند.
خروجی: توافق روی موضوعات مورد بحث برای جلسه بعدی
هدف: تعریف پروپوزالی که باید در پایان ماه ارائه شود.
خروجی: تعریف و تایید بخش های اصلی پروپوزال
پس از تعیین اهداف و خروجی ها، حال می توان سرفصل هایی را برای جلسه تعیین کرد. نکات زیر را در مورد دستور جلسه به خاطر داشته باشید:
- خروجی ها مشخص و قابل سنجش باشند.
- هدف و خروجی های مورد نظر در دستور جلسه بیان شود.
- دستور جلسه قبل از شروع جلسه برای حاضرین ارسال گردد.
- بر اساس اهداف مورد نظر از افراد مرتبط برای حضور در جلسه دعوت به عمل آورید.
- دستور جلسه را یک روز قبل از جلسه ارسال نکنید. برای اینکه حاضرین بتوانند با آمادگی کامل به جلسه بیایند چند روز به آنها فرصت دهید.
- اجازه ندهید مشتری کنترل کامل جلسه را در دست بگیرد. هر زمان احساس کردید از موارد درج شده در دستور جلسه فاصله می گیرید به سرعت به مسیر مورد نظر بازگردید.
- قبل از مرور و تایید نهایی خروجی های جلسه، به هیچ وجه جلسه را ترک نکنید.
